Porady praktyczne > Krok 1 - Ustawienia > Polecenia na karcie Zaawansowane > Sklep internetowy > Jak obsługiwać zamówienia i dostępność produktów w magazynie?

Edycja Pro programu WebSite X5 oprócz, możliwości przygotowania katalogu produktów oraz przystosowania witryny do potrzeb sklepu internetowego, oferuje także funkcjonalny panel sterowania oraz aplikację WebSite X5 Manager. Dzięki nim administrator witryny może monitorować zamówienia oraz, co z tym związane, dostępność produktów w magazynie.

By móc obsługiwać sklep internetowy za pośrednictwem zdalnego panelu sterowania lub aplikacji WebSite X5 Manager, najpierw należy zdefiniować sposób ich przyjmowania przez bazę danych.

Zatem pierwszą czynnością powinno być podanie parametrów bazy danych, która ma być wykorzystana do tego celu.

▪	W oknie Zarządzanie dostępem kliknij przycisk Dodaj....

▪	Wszystkie dane potrzebne do identyfikacji bazy danych podaj w oknie Ustawienia bazy danych i zatwierdź.

Mechanizm sklepu internetowego może rozpocząć korzystanie z bazy danych natychmiast po jej zdefiniowaniu.

▪	W oknie Sklep \| Wysyłanie zamówienia wybierz opcję Wyślij dane do bazy danych i z listy Baza danych wybierz odpowiednią.

▪	Jeśli zachodzi potrzeba, możesz określić Prefiks tabel, gdzie dane będą zapisywane.

▪

Jeśli życzysz sobie, żeby po każdym zarejestrowaniu nowego zamówienia w bazie danych administrator otrzymywał powiadomienie e-mail, zaznacz pole wyboru Wyślij wiadomość e-mail z powiadomieniem o otrzymaniu danych i podaj Adres e-mail Administratora. W każdym przypadku należy podać Adres e-mail Administratora, ponieważ będzie on także wykorzystywany jako adres nadawcy wiadomości e-mail z potwierdzeniem zamówienia.

▪	Wprowadź Tekst nagłówka oraz Treść stopki, które posłużą do zredagowania wiadomości E-mail potwierdzający zamówienie.

Kiedy baza danych przyjmująca zamówienia jest już zdefiniowana, można przystąpić do przygotowania katalogu produktów. Wstawianie do katalogu nowych produktów jest dziecinnie łatwe:

▪	Wybierz kategorię produktu w oknie Sklep \| Katalog produktów i kliknij przycisk Nowy produkt.

▪	Wszystkie potrzebne informacje podaj w oknie Ustawienia produktu i zatwierdź.

Definiując produkt, poza takimi szczegółami, jak nazwa, cena i rabat, możesz podać potencjalnemu klientowi informację o ilości produktu w magazynie.

▪	W oknie Ustawienia produktu przejdź na kartę Dostępność, gdzie możesz wybrać opcję Przybliżona ilość, a następnie wybrać najbardziej pasujące dla danego produktu jej określenie: W magazynie, Dostępność ograniczona lub Brak w magazynie.

▪	Albo wybierz opcję Dostępna ilość. W tym przypadku:

•

Sprawdź Ilość aktualnie w magazynie: jest to pole tylko do odczytu, które program aktualizuje automatycznie. Gdy definiuje się nowy produkt, wartość tego pola wynosi "0"; potem jest aktualizowana w zależności od wartości Ilość do dodania/usunięcia (po opublikowaniu projektu online) oraz napływających zamówień (masz do dyspozycji przycisk Aktualizacja znajdujący się w oknie Sklep | Katalog produktów).

•	Podaj Ilość do dodania/usunięcia. Definiując nowy produkt, podaj liczbę artykułów znajdujących się w magazynie. W przeciwnym przypadku, podaj liczbę artykułów, jaką chcesz dodać lub odjąć od wartości Ilość aktualnie w magazynie w celu zmiany wartości widocznej w polu.

•

Podaj wartość opcji Ostrzegaj, jeśli ilość spadnie poniżej: produkty, dla których stan magazynowy spadnie poniżej podanej tu wartości, zostaną podświetlone w tabeli podsumowania w oknie Sklep | Katalog produktów oraz wstawione do sekcji Dostępność w zdalnym panelu sterowania oraz aplikacji WebSite X5 Manager.

Kiedy już Dostępna ilość zostanie określona dla wszystkich produktów w katalogu, należy podjąć decyzję, jak produkty będą zliczane:

▪

Przejdź na kartę Opcje okna Sklep i zaznacz pole wyboru Aktualizuj dostępną ilość po otrzymaniu zamówienia: zamówiona ilość produktu jest odejmowana od ilości dostępnej dopiero wtedy, gdy zamówienia zostaną uznane za "przetworzone", w przeciwnym przypadku stanie się to, gdy zamówienia otrzymają status "gotowy do przetworzenia".

Uwagi na temat sposobu obliczania dostępności produktu

▪

Jeśli wyświetlisz Dostępna ilość produktów (w oknie Ustawienia produktu | Dostępność), ilość artykułu może być mniejsza od rzeczywistej ilości w przypadku, gdy napłynęło zamówienie (które będzie widoczne w sekcji Gotowe do przetwarzania w zdalnym panelu sterowania lub aplikacji WebSite X5 Manager) lub gdy zamówienie zostało już przetworzone (a zatem widoczne w sekcji Przetworzone w zdalnym panelu sterowania lub aplikacji WebSite X5 Manager). W celu określenia preferowanej metody obliczania wybierz wartość opcji Aktualizuj dostępną ilość po otrzymaniu zamówienia w oknie Sklep | Opcje.

▪

Jeżeli pole wyboru Aktualizuj dostępną ilość po otrzymaniu zamówienia jest niezaznaczone, to z chwilą wpłynięcia nowego zamówienia całkowita ilość dostępnych sztuk produktu jest natychmiast stosownie zmniejszana. Jeśli zamówienie zostanie przeniesione z sekcji Gotowe do przetwarzania do sekcji Wstrzymane, to odjęta przedtem liczba zostanie z powrotem dodana, a tym samym zrekonstruowana poprzednia całkowita liczba dostępnych produktów.

▪	W każdym przypadku usunięcie zamówienia powoduje dodanie liczby podanych w nim produktów i odtworzenie poprzedniej całkowitej liczby dostępnych produktów.

Kiedy Dostępna ilość zostanie zdefiniowana, można zdecydować, czy informacja na ten temat ma być wyświetlana na kartach produktów (które definiuje się w obiekcie Katalog produktów). Jeżeli pole wyboru Pokaż dostępność w oknie Katalog produktów | Ustawienia nie zostanie zaznaczone, to rzeczywista ilość dostępnych produktów będzie widoczna dla administratora (w tabeli podsumowania w oknie Sklep | Katalog produktów oraz na karcie Niski stan w sekcji Sklep internetowy zdalnego panelu sterowania lub aplikacji WebSite X5 Manager) ale nie będą jej widzieli klienci sklepu.

Kiedy już sklep internetowy zostanie otwarty, a projekt opublikowany, pozostaje już tylko czekać na zamówienia klientów. Jeżeli opisany powyżej proces zostanie przeprowadzony poprawnie, administrator witryny będzie otrzymywał powiadomienia e-mail o każdym złożonym zamówieniu i będzie mógł obsługiwać zamówienia i monitorować stan magazynu korzystając ze zdalnego control panel.

Zdalny panel sterowania znajduje się pod adresem URL http//www.mojastrona.pl/admin, gdzie http//www.mojastrona.pl jest adresem URL witryny, w ramach której opublikowany jest sklep internetowy. Dostęp do panelu sterowania mają wszyscy członkowie grupy administratorów (grupę tę definiuje się w oknie Zarządzanie dostępem w Kroku 1 - Ustawienia witryny | Zaawansowane).

Gdy administrator wejdzie w panelu sterowania do sekcji sklepu internetowego, może:

▪	Przeglądać listę nowych zamówień na karcie Gotowe do przetwarzania.

▪	Otworzyć zamówienie kliknięciem jego numeru lub znajdującego się obok przycisku .

▪	Jeżeli zamówienie zostało już przetworzone, kliknąć przycisk i przejść w ten sposób na kartę Przetworzone.

▪	Jeżeli z jakiegoś powodu zamówienie nie może być przetworzone natychmiast, (na przykład w oczekiwaniu na płatność lub problem z danymi do faktury lub dostawy), kliknąć przycisk w celu przeniesienia zamówienia na kartę Wstrzymane.

▪	Jeżeli zamówienie jest z jakiegoś powodu nie aktualne, kliknąć przycisk , żeby usunąć je z bazy danych.

▪	Wyświetlić kartę Przetworzone i sprawdzić prognozę sprzedaży.

▪	Przejść na kartę Wstrzymane i przetworzyć lub usunąć zamówienia, które czekają na dodatkowe informacje. Zanim uzupełnione zamówienie będzie można przetworzyć, należy przenieść je z karty Wstrzymane na kartę Gotowe do przetworzenia; służy do tego przycisk .

▪	Przejść na kartę Dostępność i przejrzeć listę produktów, których stan magazynowy zszedł poniżej określonej ilości.

▪	Przejrzeć informacje na karcie Wykresy i sprawdzić poziom sprzedaży oraz przewidywane trendy.

Administrator witryny może zarządzać zamówieniami zdalnie za pomocą aplikacji WebSite X5 Manager dokładnie w taki sam sposób, jak robi się to w zdalnym panelu sterowania.

WebSite X5 Manager działa zarówno w systemie iOS, jak i Android. Żeby zainstalować aplikację, wystarczy użyć odpowiednich przycisków w witrynie App Store lub Google Play albo zeskanować kod QR widoczny w oknie Panel sterowania lub w sekcji WebSite X5 Manager w zdalnym Panelu sterowania.

Po zainstalowaniu aplikacji, w celu rozpoczęcia zarządzania zamówieniami należy:

▪	Otworzyć aplikację i, jeśli nie zostało to zrobione wcześniej, dodać witrynę do listy tych, które są zarządzane tą drogą.

▪	Wpisać nazwę witryny, by przejść do niej na pulpicie i przejść do zakładki Sklep.

▪	Dalej można pracować tak, jak zostało to opisane dla zdalnego panelu sterowania.

W aplikacji można ustawić automatyczne powiadomienia o każdym nowym zamówieniu złożonym w sklepie internetowym i o spadku poziomu stanu magazynowego produktu poniżej dopuszczalnego.

▪	W oknie Panel sterowania zaznacz pole wyboru Włącz wysyłanie powiadomień.

▪	Opublikuj zaktualizowaną witrynę.

▪	W aplikacji na karcie Ustawienia witryny sprawdź, czy włączona została opcja wysyłania powiadomień o nowych zamówieniach lub niskim stanie produków w magazynie.

Po skończeniu przetwarzania zamówień w panelu sterowania lub aplikacji WebSite X5 Manager należy wrócić do programu i zaktualizować projekt, tak by skorygować bieżące stany magazynowe oraz dostępność i móc w razie potrzeby uzupełnić magazyn.

▪

Otwórz okno Sklep | Katalog produktów i kliknij przycisk Aktualizacja: informacje na temat dostępności zostaną zaktualizowane w tabeli podsumowującej zgodnie z otrzymanymi zamówieniami (na karcie Gotowe do przetworzenia w sekcji Sklep internetowy zdalnego panelu sterowania oraz aplikacji WebSite X5 Manager) lub przetworzone (na karcie Przetworzone w sekcji Sklep internetowy panelu sterowania oraz aplikacji WebSite X5 Manager). Należy pamiętać, że stan magazynu jest obliczany zgodnie z ustawieniem opcji Aktualizuj dostępną ilość po otrzymaniu zamówienia w oknie Sklep | Opcje.

▪	Jeśli dostępna ilość jakiegoś produktu spadnie poniżej poziomu minimalnego, kliknij przycisk Edytuj....

▪	Przejdź na kartę Dostępność okna Ustawienia produktu i podaj stosowną wartość w polu Ilość do dodania/usunięcia.

▪	Wykonaj inne niezbędne modyfikacje, a następnie opublikuj ponownie projekt.

Porady praktyczne:

-	Jak zarządzać witryną za pomocą aplikacji WebSite X5 Manager

Więcej informacji:

-	Zdalny panel sterowania oraz aplikacja WebSite X5 Manager
-	Aplikacje mobilne: definicje i użytkowanie