Best practice > Paso 1 - Ajustes > Sección Avanzadas > Carrito de la compra > Cómo gestionar los pedidos y la disponibilidad en almacén de los Productos

Además de crear el catálogo de Productos y disponer el Sitio web para la venta, si se trabaja con la edición Professional, WebSite X5 ofrece un útil Panel de control y laApp WebSite X5 Manager para permitir al administrador del Sitio web monitorizar y gestionar tanto el estado de los pedidos como, consecuentemente, la disponibilidad en almacén de los Productos vendidos.

Para poder gestionar los pedidos que se reciben a través del Carrito de la compra mediante el Panel de Control online y/o laApp WebSite X5 Manager es necesario antes de nada configurar su recogida a través de una Base de Datos online.

Es pues necesario en primer lugar configurar los datos de la Base de Datos que se quiere utilizar:

▪	En la ventana Gestión de acceso, pulsar el botón Agregar....

▪	Por medio de la ventana que se abre, Configuración de bases de datos , introducir todos los parámetros requeridos para identificar la Base de Datos y confirmar.

Una vez configurada la Base de Datos es posible usarla en el carrito de la compra de tienda electrónica:

▪	En la ventana Carrito de la compra \| Envío del pedido, seleccionar Enviar datos a una base de datos y a continuación especificar la Base de datos sleccionándola de la lista de las disponibles.

▪	Opcionalmente, especificar el Prefijo Tablas en el que se guardarán los datos.

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Si se desea hacer que el Administrador del Sitio web reciba un email de notificación cada vez que en la Base de datos se registra un nuevo Pedido, activar la opción Envía un email de notificación de la recepción de datos y especificar el Email del Administrador. En cualquier caso es necesario introducir el Email del Administrador, porque este se utiliza también como remitente de los emails de confirmación de pedido.

▪	Crear el Texto de encabezado y el Texto de pie de página que se utilizarán para conformar el E-mail de confirmación del pedido del usuario.

Una vez configurado el envío de los pedidos a la Base de Datos, se puede proceder a la creación del Catálogo de Productos. Añadir un nuevo Producto es una operación muy sencilla:

▪	En la ventana Carrito de la compra \| Lista de productos, seleccionar la categoría o subcategoría más oportuna y pulsar el botón Nuevo producto.

▪	En la ventana Configuración del producto que se abre, introducir los datos requeridos y confirmar.

Además de definir parámetros como nombre, precio o descuento asociado; a la hora de definir un Producto es posible también configurar su disponibilidad para dar al posible comprador una indicación, aproximada o precisa, sobre la cantidad de unidades actualmente disponibles en el almacén.

▪	En la ventana Configuración del producto, ir a la sección Disponibilidad y seleccionar el elemento Disponibilidad Indicativa, a continuación activar la opción más adecuada para el Producto en el que se está trabajando: Disponibilidad inmediata, Disponibilidad limitada o No disponible.

▪	Como alternativa, seleccionar el elemento Disponibilidad Efectiva. En este caso es necesario lo siguiente:

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Comprobar la Cantidad actual en almacén: este es un campo de solo lectura y el programa lo actualiza automáticamente. Si se está configurando un nuevo Producto, es correcto que el campo indique "0": este valor se actualizará en función de la Cantidad para añadir/quitar (tras la publicación del Proyecto) y del estado de los pedidos (gracias también al botón Actualiza que hay en la ventana Carrito de la compra | Lista de productos).

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Introducir la Cantidad para añadir/quitar. Si se está configurando un nuevo Producto, es necesario introducir el número de unidades que hay efectivamente disponibles en el almacén. Si no es este el caso, permite especificar cuántas unidades se quiere añadir o quitar de la Cantidad actual en almacén a fin de variar su número.

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Definir el valor deseado para la opción Avisar si la cantidad desciende por debajo de: los Productos cuya disponibilidad descienda por debajo de este umbral serán puestos de relieve en la Tabla-resumen que hay en la ventana Carrito de la compra | Lista de productos y añadidos a la sección Disponibilidad del Panel de Control online y de laApp WebSite X5 Manager.

Tras haber configurado la Disponibilidad Efectiva para los diferentes Productos del Catálogo, es necesario establecer cómo debe realizarse el cómputo de los Productos:

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En la ventana Carrito de la compra ir a la sección Opciones y activar la opción Actualizar la cantidad disponible solo si el pedido es despachado: de este modo, la cantidad de Productos comprados no se restará de la cantidad de Productos disponibles hasta el momento en que los pedidos hayan sido marcados como "despachados"; en caso contrario, la operación se ejecuta inmediatamente tras la recepción de los pedidos.

Nota acerca del cómputo de la cantidad de Productos Disponibles

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Si se activa la indicación de la Disponibilidad Efectiva de los Productos (en la ventana Configuración del producto | Disponibilidad), una unidad de Producto puede restarse de la cantidad actual bien cuando se recibe un pedido en el que este está incluido (y por tanto figura en la sección Recibidos del Panel de control online o de la App WebSite X5 Manager), bien solo una vez que este pedido ha sido despachado (y por tanto ha sido movido a la sección Despachados del Panel de control online o de la App WebSite X5 Manager). Para definir cómo debe efectuarse el cómputo basta activar o no la opción Actualizar la cantidad disponible solo si el pedido es despachado que hay en la ventana Carrito de la compra | Opciones.

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Si no se activa la opción Actualizar la cantidad disponible solo si el pedido es despachado, cuando llega un nuevo pedido la cantidad solicitada se resta inmediatamente de la cantidad total disponible. En este caso, moviendo el pedido de la sección Recibidos a la sección A la espera la cantidad restada se reintegra automáticamente.

▪	En cualquier caso, si se elimina un pedido para el que la cantidad de productos ya había sido restada, esta se restablece automáticamente.

Una vez que se ha configurado la Disponibilidad Efectiva, se puede decidir si se desea que esta información se muestre o no en las Fichas de Producto creadas mediante elObjeto Catálogo de Productos. Si no se activa la opción Mostrar Disponibilidad Efectiva que hay en Objeto Catálogo de Productos | Ajustes, la información sobre la disponibilidad efectiva de un Producto se mostrará al administrador del Sitio web (en la tabla-resumen de la ventana Carrito de la compra | Lista de productos y en la ficha Agotado de la sección Tienda Electrónica del Panel de Control online o de laApp WebSite X5 Manager), pero no a los Clientes que visitan la tienda online.

Una vez configurado el Carrito de la compra de Tienda Electrónica y publicado el proyecto en Internet, no queda más que esperar la llegada de los pedidos. Si se han seguido los procedimientos descritos, el Administrador de la tienda recibirá un email de notificación por cada nuevo pedido y tendrá la posibilidad de gestionar los pedidos y monitorizar la disponibilidad en almacén de los Productos mediante el Panel de Control online.

El Panel de control está disponible en la URL http//www.misitio.es/admin, donde http//www.misitio.es es la URL del Sitio web al que está vinculado el Carrito de la compra de Tienda Electrónica, y está a disposición de todos los Uruarios incluidos en el Grupo Administradores en la sección Gestión de acceso disponible en el Paso 1 - Ajustes del Sitio web | Avanzadas.

Accediendo a la sección Tienda Electrónica del Panel de Control el administrador del Carrito de la Compra de Tienda Electrónica puede:

▪	Ver la lista de todos los nuevos pedidos yendo a la ficha Recibidos.

▪	Pulsar sobre el número de pedido o en el botón que hay al lado para abrir el pedido.

▪	Si el pedido ha sido ya despachado, pulsar el botón para moverlo a la ficha Despachados.

▪	Si el pedido no se puede despachar inmediatamente (por ejemplo, porque todavía no se ha recibido el pago o porque los datos de facturación o envío presentan anomalías), pulsar el botón para moverlo a la ficha A la espera.

▪	Si el pedido no es válido, pulsar el botón para borrarlo de la Base de Datos de los Pedidos.

▪	Ir a la ficha Despachados para ver el historial de ventas.

▪	Ir a la ficha A la espera para despachar o eliminar un Pedido para el que se estaba esperando la recepción de información necesaria. Para poder despachar un Pedido de la ficha A la espera, es necesario moverlo antes a la ficha Recibidos: esta operación puede realizarse pulsando el botón .

▪	Ir a la ficha Disponibilidad para ver la lista de todos los Productos cuya cantidad disponible ha descendido por debajo del umbral mínimo establecido.

▪	Ir a la ficha Gráficos para ver gráficos que sintetizan el devenir de las ventas registradas por el carrito de la compra online.

De manera completamente análoga a como procede mediante el Panel de Control online, el Administrador del Sitio web puede gestionar los pedidos de la tienda también por medio de laApp WebSite X5 Manager.

LaApp WebSite X5 Manager es gratuita y está disponible tanto para iOS como para Android. Para instalarla basta usar los botones del App Store o de Google Play o el Código QR que hay en la ventana Panel de control del programa o en la sección WebSite X5 Manager del Panel de Control online.

Una vez instalada al App, para proceder a la gestión de los pedidos es suficiente con lo siguiente:

▪	Abrir la App y, si no se ha hecho todavía, añadir el Sitio web a la lista de los gestionados por la App.

▪	Tocar sobre el Sitio web con el que se quiere trabajar para ir al Panel y abrir la sección Tienda Electrónica.

▪	Seguir el procedimiento ya descrito en lo referido al Panel de Control online.

Es posible hacer que la App envíe una notificación push cada vez que se completa un nuevo pedido en la Tienda y/o que la cantidad disponible de un Producto desciende por debajo del umbral mínimo.

▪	En la ventana Panel de control activar la opción Activar notificaciones Push.

▪	Exportar a Internet el Sitio web actualizado.

▪	En la pantalla Ajustes del Sitio web de la App, comprobar que esté activa la opción para el envío de notificaciones en relación a la recepción de un nuevo pedido y al agotamiento de las existencias de productos.

Una vez que se han gestionado los pedidos a través del Panel de Control online y/o laApp WebSite X5 Manager es aconsejable regresar al programa para actualizar el Proyecto y ajustar así si fuese necesario la disponibilidad de los Productos que han sido vendidos.

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Abrir la ventana Carrito de la compra | Lista de productos y pulsar el botón Actualiza: la información sobre la disponibilidad indicada en la tabla-resumen se actualiza en función de los pedidos recibidos (presentes en la pestaña Recibidos de la sección Tienda Electrónica del Panel de control y de laApp WebSite X5 Manager) o en función de los pedidos despachados (presentes en la pestaña Despachados de la sección Tienda Electrónica del Panel de control y de laApp WebSite X5 Manager). La modalidad de cómputo está determinada por la opción Actualizar la cantidad disponible solo si el pedido es despachado que hay en la ventana Carrito de la compra | Opciones.

▪	Si sucede que la cantidad disponible de un Producto ha descendido por debajo del umbral mínimo establecido, seleccionar el Producto y pulsar el botón Editar....

▪	En la ventana Configuración del producto que se abre, abrir la sección Disponibilidad y utilizar el campo Cantidad para añadir/quitar para restablecer un valor adecuado.

▪	Realizar otras modificaciones eventualmente necesarias y a continuación publicar el Proyecto actualizado en Internet..

Best practice:

-	Cómo gestionar los Sitios web mediante la App WebSite X5 Manager

Profundización:

-	El Panel de Control online y la App WebSite X5 Manager
-	App Mobile: definición y usos