Best practice > Paso 1 - Ajustes > Sección Avanzadas > Cómo gestionar los accesos y crear un Área Reservada

Es una experiencia muy común toparse con sitios web en los que no es posible acceder libremente a todas las secciones o páginas que los conforman: en estos casos, antes de poder visualizar determinados contenidos, es necesario registrarse para obtener las credenciales de acceso, indispensables para poder continuar.

Ejemplos clásicos son los sitios web de empresa, que contemplan áreas reservadas con materiales y catálogos solo para distribuidores y socios colaboradores, o los portales que exigen el registro para acceder a contenidos descargables.

WebSite X5 permite crear dentro de un sitio web un Área Reservada compuesta de una serie de Páginas Protegidas y administras el acceso a las mismas a través de la creación de Grupos de Administradores y Usuarios.

Para explicar como proceder, supongamos que estamos trabajando en un sitio web de una asociación de voluntariado que gestiona diferentes proyectos a través de una Coordinadora Central y de comités específicos. Aparte de la parte institucional abierta al público, el sitio web contiene páginas, específicas para cada proyecto, que deben poder ser consultadas solo por los miembros del Comité que lo promueve además de las personas de referencia de la Coordinadora Central. En total los voluntarios de la asociación que participan son 9, organizados de esta manera:

Coordinadora Central	Comité Proyecto A	Comité Proyecto B	Comité Proyecto C
Miembro 1	Miembro 1	Miembro 1	Miembro 1
Miembro 2	Miembro 4	Miembro 6	Miembro 8
Miembro 3	Miembro 5	Miembro 7	Miembro 9

Como se puede ver, el Miembro 1 no solo forma parte de la Coordinadora Central, sino también de todos los Comités responsables del proyecto en curso.

Supongamos que, además de estas secciones vinculadas a los proyectos, el sitio web de la asociación comprende también una serie de páginas con materiales adicionales que los visitantes solo podrán consultar tras haberse registrado.

Trabajando con la edición Pro de WebSite X5, para gestionar los accesos del mejor modo, el autor del sitio web podrá crear manualmente los usuarios relacionados con la Coordinadora Central y con cada Comité (que son conocidos y de número limitado), y, paralelamente, hacer que los visitantes interesados se registren de manera autónoma directamente online.

Naturalmente, antes de proceder a la definición del Área Reservada del sitio web y a la gestión de los perfiles de los usuarios que podrán tener acceso a las Páginas Protegidas, es necesario haber creado el Mapa del Sitio y haber añadido los contenidos de las diferentes páginas.

Basándonos en el organigrama del ejemplo, es preciso crear 9 Usuarios con sus correspondientes credenciales de acceso y organizarlos en grupos.

▪	En el Paso 1 - Ajustes del Sitio web \| Avanzadas, pulsar en Gestión de acceso.

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En la tabla Lista de usuarios y grupos con acceso privilegiado aparecen ya añadidos por defecto el Grupo Administradores con el Usuario Admin y el Grupo Usuarios con el Usuario Usuario 1. Dejando de lado por el momento el Grupo Administradores, seleccionamos el Grupo Usuarios y utilizamos el comando Nuevo grupo para crear los Grupos que deberán ser nombrados "Coordinadora Central", "Comité Proyecto A", "Comité Proyecto B" y "Comité Proyecto C".

▪	Seleccionamos el Grupo "Coordinadora Central" y pulsamos el botón Nuevo usuario para abrir la ventana homónima, Nuevo usuario, y crear el Usuario "Miembro 1". Introducir Apellido, Nombre y E-mail en los campos al efecto y asociar una Contraseña.

▪	Repetimos el mismo procedimiento para crear todos los usuarios para todos los demás Miembros, añadiéndolos directamente a los Grupos que les correspondan.

▪	El Usuario "Miembro 1" forma parte de todos los grupos: en este caso, lo que hay que hacer es seleccionarlo y pulsar tres veces en el comando Crear un alias para crear los tres Alias del Usuario. Seleccionamos cada uno de los Alias y los arrastramos hasta colocar uno en cada Grupo.

Con la edición Pro de WebSite X5 es posible hacer que los visitantes del sitio web se registren ellos mismos y reciban inmediatamente las credenciales de acceso a las Páginas Protegidas. Para obtener este resultado es necesario en primer lugar disponer las bases de datos en las que se guardarán los datos:

▪	En el Paso 1 - Ajustes del Sitio web \| Avanzadas, pulsar en Administración de datos.

▪	Pulsar sobre el botón Agregar... para abrir la ventana Configuración de bases de datos y proceder a la introducción de la información sobre la base de datos que se desea utilizar para gestionar los accesos al sitio web.

Una vez configurada la base de datos, es posible proceder a configurar el registro automático de los usuarios:

▪	En la ventana Gestión de acceso, acceder a la sección Ajustes.

▪	Seleccionar Registro automático como Método de registro.

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En las Ajustes, seleccionar el Base de datos que se desea utilizar, especificando también el nombre de la Nombre de la tabla en la que se guardarán los datos. Es necesario especificar también una dirección de email activa para la opción Email del Administrador: a esta dirección se enviarán las solicitudes de los usuarios que hayan olvidado su contraseña y/o las notificaciones de nuevos registros.

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Opcionalmente, se pueden activar las funciones para hacer que el Administrador reciba un email de notificación por cada nuevo registro (Envía un email de notificación de la recepción de datos), que se añada el control anti-spam Captcha al final del formulario de registro (Activar el control anti-spam 'Captcha') o que se exija la validación de la dirección de correo electrónico (Activar Validación de dirección de email).

Después de haber definido la lista de usuarios con sus datos de acceso correspondientes, es posible especificar qué Páginas del sitio web se protegerán y quién podrá consultar cada una de ellas.

▪	En el Paso 3 - Mapa seleccionar la primera de las páginas que se quiere proteger pulsando el botón para abrir la ventana Página protegida.

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Activar la opción Configurar esta página como protegida y a continuación poner una marca de verificación al lado de cada uno de los Usuarios o Grupos a los que se quiere permitir la visualización. En el Mapa las Páginas Protegidas se distinguen por el icono. Las Páginas Protegidas se pueden mostrar u ocultar en los menús mediante la opción Oculta.

▪	Repetir el procedimiento para todas las páginas que se quiere proteger, considerando en cada ocasión los Usuarios/Grupos que se va a habilitar.

Naturalmente, WebSite X5 permite gestionar no solo los perfiles de los usuarios sino también los de los administradores: por defecto existe ya un Grupo Administradores en el que hay añadido un Administrador Admin.

▪	Para modificar el nombre y los datos de acceso del Administrador Admin, se debe seleccionarlo en la Lista de usuarios y grupos con acceso privilegiado y pulsar sobre el botón Editar... para abrir la ventana Configuración del usuario.

▪	Para crear nuevos perfiles de Administrador, seleccionar el Grupo Administradores y pulsar sobre el botón Nuevo usuario para abrir la ventana Configuración del usuario e introducir los datos necesarios.

Los administradores, a diferencia de los simples usuarios, pueden acceder a todas las Páginas Protegidas que hay en el sitio web, y además, con los mismos datos de acceso pueden acceder al Panel de control online y, si trabajan con la edición Pro, a la App WebSite X5 Manager. Mediante el Panel de control online y/o la App, los Administradores pueden, dependiendo de las funciones activadas en los Sitios web, gestionar aspectos como: las estadísticas de acceso, los comentarios del Blog y dell'Objeto Comentarios y Votos, los registros de los Usuarios, los pedidos y la disponibilidad de Productos en almacén, etc.

Si trabajando con la edición Pro de WebSite X5 como Método de registro ha sido activado el Registro automático, todos los datos de los nuevos Usuarios que se registren se recogerán en la sección al efecto del Panel de control online y de la App WebSite X5 Manager. Para hacer que la lista de usuarios registrados mostrada por WebSite X5 esté actualizada es necesario:

▪	En el Paso 1 - Ajustes del Sitio web \| Avanzadas, acceder a la ventana Gestión de acceso.

▪	En la sección Grupos/Usuarios pulsar sobre el botón Actualizar la lista de Usuarios que se han registrado automáticamente desde Internet: los usuarios que se hayan registrado automáticamente por Internet se descargarán y serán añadidos al Grupo Registro Automático.

En este momento, los Usuarios añadidos al Grupo Registro Automático pueden ser movidos a cualquier otro grupo. Una vez movidos, también los usuarios que se hayan registrado automáticamente pueden ser gestionados como los usuarios creados manualmente: es entonces posible modificar sus datos por medio de la ventana Configuración del usuario o crear alias a partir de ellos.

Actualizando la lista de los usuarios que se han registrado automáticamente se pueden dar los siguientes casos:

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El Usuario todavía no ha efectuado la validación (si era exigida) de su email: su nombre aparece marcado con un circulito amarillo. Si se considera que la dirección de email puede ser válida, se puede optar por validar la dirección manualmente usando el botón Validar que hay tanto en la ventana Configuración del usuario como en el Panel de control online y en la App WebSite X5 Manager.

▪	El Usuario ha indicado una Email que ya está usado: su nombre aparece marcado con un circulito rojo. Es preciso resolver el conflicto modificando una de las direcciones de Email.

Todas las operaciones efectuadas sobre los usuarios tras haber actualizado la lista de los mismos con el botón Actualizar la lista de Usuarios que se han registrado automáticamente desde Internet se hacen efectivas solo tras la publicación del sitio web en internet. Esto significa, por ejemplo, que la lista de Usuarios descargados no se elimina ni del Panel de control online ni de la App WebSite X5 Manager hasta que el sitio web es publicado en internet.

Una vez publicado el sitio web, cada vez que un Visitante intente visualizar una Página Protegida, se le pedirá que introduzca su Email y contraseña. Si estos datos se introducen corectamente, la Página Protegida se mostrará: por defecto, la duración de la sesión (es decir, el intervalo de tiempo que transcurre antes de que se pida nuevamente introducir el nombre de usuario y la contraseña) es de 5 minutos y se reinicia con cada pulsación en un enlace a una página protegida.

Cuando se prueba localmente el funcionamiento de la página web creada, una ventana de aviso advierte que las páginas protegidas son visualizadas sin el requerimiento de acceso. El Área Reservada se activa solo tras publicar la página web en el Server.

Profundización:

-	El Panel de Control online y la App WebSite X5 Manager