Bonnes pratiques > Étape 1 - Paramètres > Section Avancés > E-commerce > Comment gérer les commandes et la disponibilité en entrepôt des Produits

Outre la création du catalogue des Produits et la prédisposition du Site pour la vente, si vous travaillez avec l'édition Pro, WebSite X5 met à disposition un Panneau de Contrôle et l'Appli WebSite X5 Manager utile pour permettre à l'administrateur du Site de suivre et gérer la situation des commandes et, par conséquent, la disponibilité en entrepôt des Produits vendus.

Pour pouvoir gérer les commandes reçues par le Panier e-commerce à l'aide du Panneau de Contrôle en ligne et/ou de l'Appli WebSite X5 Manager vous devez tout d'abord en configurer la collecte à l'aide d'une Base de données en ligne.

Avant tout, vous devez donc définir les données correspondant à la Base de données que vous souhaitez utiliser :

▪	Dans la fenêtre Gestion de l'accès, insérer tous les paramètres requis pour identifier la Base de données et confirmer.

Une fois la Base de données configurée, vous pouvez l'utiliser dans le panier e-commerce :

▪	Dans la fenêtre E-commerce \| Envoi la commande, sélectionner Envoyer les données à une base de données puis spécifier la Base de données en la sélectionnant dans la liste des bases de données présentes.

▪	De manière facultative, spécifier le Nom du Préfixe de la table où les données doivent être sauvegardées.

▪

Si vous souhaitez faire en sorte que l'Administrateur du Site reçoive un e-mail de notification chaque fois qu'une nouvelle Commande est enregistrée dans la Base de donnée, activez l'option Envoyer un e-mail pour notifier que les données ont été reçues et spécifier l'Adresse e-mail de l'Administrateur . Dans tous les cas, il est nécessaire d'insérer l'Adresse e-mail de l'Administrateur car il est également utilisé comme expéditeur de l'e-mail de confirmation de commande.

▪	Composer le Texte d'en-tête et le Texte de pied de page qui seront repris pour composer l'Courriel de confirmation de la commande du client.

Une fois que l'envoi des commandes à la Base de données a été configuré, vous pouvez procéder à la création du Catalogue des Produits. L'insertion d'un nouveau Produit est une opération très simple :

▪	Dans la fenêtre E-commerce \| Produits, sélectionner la catégorie ou sous-catégorie appropriée et cliquer sur le bouton Nouveau produit.

▪	Dans la fenêtre Paramètres de produit rappelée, spécifiée les informations requises et confirmer.

La définition d'un Produit comprend des paramètres comme le nom, le prix et la remise associée, mais elle permet également de configurer la disponibilité de manière à donner à l'acheteur potentiel une indication, approximative ou précise, sur la quantité d'unités actuellement présente en entrepôt.

▪	Dans la fenêtre Paramètres de produit, accéder à la section Disponibilité et sélectionner l'élément Disponibilité indicative, puis activer l'option la plus adéquate pour le Produit concerné: En stock, Stock limité ou Non disponible.

▪	Sinon, sélectionner l'élément Disponibilité effective. Dans ce cas, vous devez :

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Vérifier la Quantité actuellement en entrepôt : ce champ en lecture seul est automatiquement mis à jour par le programme. Si vous configurez un nouveau Produit, c'est normal que le champ indique "0" : cette valeur sera mise à jour selon la Quantité à ajouter/enlever (après la publication du Projet) et à la situation des commandes (également à l'aide du bouton Mise à jour présent dans la fenêtre E-commerce | Produits).

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Insérer la Quantité à ajouter/enlever . Si vous configurez un nouveau Produit, vous devez insérer le nombre d'unités effectivement disponibles en entrepôt. Sinon, cette opération permet de spécifier combien d'unités vous souhaitez ajouter ou supprimer selon la Quantité actuellement en entrepôt de manière à en modifier la valeur.

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Définir la valeur souhaitée pour l'option Informer si la quantité est inférieure à : les Produits dont la disponibilité passera en dessous de ce seuil seront mis en valeur dans le Tableau récapitulatif figurant dans la fenêtre E-commerce | Produits et insérés dans la section Disponibilité du Panneau de Contrôle en ligne et de l'Appli WebSite X5 Manager.

Après avoir défini la Disponibilité effective pour les différents Produits présents dans le Catalogue, il est nécessaire de spécifier la modalité de décompte des Produits :

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Dans la fenêtre E-commerce accéder à la section Options et activer l'option Mettre à jour la quantité disponible uniquement si la commande est exécutée : de cette manière, la quantité des Produits achetés est déduite de la quantité des Produits disponibles uniquement lorsque les commandes sont indiquées comme "exécutées" ; en cas contraire, l'opération est effectuée immédiatement lorsque les commandes sont reçues.

Commentaires sur le décompte des quantités des Produits Disponibles

▪

Si vous activez l'affichage de la Disponibilité effective des Produits (dans la fenêtre Paramètres de produit | Disponibilité), une unité de Produit peut être déduite de la quantité actuelle ou lorsqu'une commande comprenant ce produit est reçue (et figure donc dans la section À venir du Panneau de Contrôle en ligne ou de l'Appli WebSite X5 Manager) ou bien uniquement lorsque cette commande est traitée (et est donc déplacée dans la section Exécutées du Panneau de Contrôle en ligne ou de l'Appli WebSite X5 Manager). Pour définir la modalité du décompte, il vous suffit d'activer ou non l'option Mettre à jour la quantité disponible uniquement si la commande est exécutée figurant dans la fenêtre E-commerce | Options.

▪

Si vous n'activez pas l'option Mettre à jour la quantité disponible uniquement si la commande est exécutée, lorsqu'une nouvelle commande arrive, la quantité commandée est immédiatement déduite de la quantité totale disponible. Dans ce cas, en déplaçant la commande de la section À venir à la section En attente, la quantité déduite est automatiquement réintégrée.

▪	Dans tous les cas, si une commande dont la quantité de produits a déjà été déduite est supprimée, cette quantité est automatiquement restaurée.

Une fois la Disponibilité effective définie, vous pouvez décider si cette information doit s'afficher ou non dans les Fiches Produit créées à l'aide de l'Objet Catalogue des produits. Si vous n'activez pas l'option Afficher disponibilité présente dans Objet Catalogue des produits | Paramètres, les indications sur la disponibilité effective d'un Produit seront présentées à l'administrateur du Site (dans le tableau récapitulatif de la fenêtre E-commerce | Produits et dans la fiche En Rupture de stock de la section E-commerce du Panneau de Contrôle en ligne ou de l'Appli WebSite X5 Manager) mais pas aux Clients qui visitent la boutique en ligne.

Une fois le Panier e-commerce configuré et le projet publié en ligne, il ne vous reste qu'à attendre la réception des commandes. Si les procédures ci-dessus n'ont pas été suivies, l'administrateur de la boutique reçoit un e-mail de notification pour toute nouvelle commande et a la possibilité de gérer les commandes et de suivre la disponibilité en entrepôt des Produits à l'aide du Panneau de Contrôle en ligne.

Le Panneau de Contrôle est disponible à l'URL http//www.monsite.fr/admin, où http//www.monsite.fr est l'URL du Site auquel le Panier e-commerce est lié, et est à disposition de tous les Utilisateurs inclus dans le Groupe Administrateurs de la section Gestion de l'accès disponible à l' Étape 1 - Paramètres du Site | Avancés.

En accédant à la section E-commerce du Panneau de Contrôle, l'administrateur du Panier e-commerce peut :

▪	Afficher la liste de toutes les nouvelles commandes en accédant à la fiche À venir.

▪	Pour ouvrir la commande, cliquer sur le numéro de commande ou sur le bouton à côté.

▪	Si la commande a été traitée, cliquer sur le bouton pour la déplacer dans la fiche Exécutées.

▪	Si la commande ne peut pas être traitée immédiatement (par exemple, si le paiement n'a pas encore été reçu ou si les données de facturation/livraison présentent des anomalies), cliquer sur le bouton pour déplacer la commande dans la fiche En Attente.

▪	Si la commande n'est pas valable, cliquer sur le bouton pour l'éliminer de la Base de données des Commandes.

▪	Accéder à la fiche Exécutées pour visualiser l'historique des ventes.

▪

Accéder à la fiche En Attente pour traiter ou éliminer une Commande pour laquelle vous attendiez de recevoir les informations nécessaires. Pour pouvoir être exécutée, une Commande doit être déplacée au préalable de la fiche En Attente à la fiche À venir: vous pouvez effectuer cette opération à l'aide du bouton

▪	Accéder à la fiche Disponibilité de stock pour afficher la liste de tous les Produits dont la quantité disponible est inférieure au seuil minimum défini.

▪	Accéder à la fiche Graphiques pour afficher des graphiques qui synthétisent l'évolution des ventes sur le panier en ligne.

De manière analogue au Panneau de Contrôle en ligne, l'Administrateur du Site peut gérer les commandes de la boutique également à l'aide de l'Appli WebSite X5 Manager.

L'Appli WebSite X5 Manager est gratuite et disponible aussi bien pour iOS que pour Android. Pour l'installer, il vous suffit d'utiliser les boutons de l'App Store et de Google Play ou bien le code QR présents dans la fenêtre Panneau de Contrôle du logiciel ou dans la section WebSite X5 Manager du Panneau de Contrôle en ligne.

Une fois l'Appli installée, pour procéder à la gestion des commandes il vous suffit de :

▪	Ouvrir l'Appli et, si vous ne l'avez pas encore fait, ajouter le Site à la liste des sites à gérer par le biais de l'Appli.

▪	Sélectionner le Site sur lequel vous souhaitez travailler afin d'accéder au Tableau de bord et ouvrir la section E-commerce.

▪	Procéder de la même manière qu'avec le Panneau de Contrôle en ligne.

Vous pouvez faire en sorte que l'Appli envoie un avis push chaque fois qu'une nouvelle commande est passée sur la Boutique et/ou que la quantité disponible pour un Produit est inférieure au seuil établi :

▪	Dans la fenêtre Panneau de Contrôle activer l'option Activer les avis Push.

▪	Exporter en ligne le Site mis à jour.

▪	Dans le cadre Paramètres site de l'Appli, vérifier que l'option pour l'envoi des avis en lien avec la réception d'une nouvelle commande et l'épuisement du stock des produits est activée.

Une fois que vous avez traité des commandes à l'aide du Panneau de Contrôle en ligne et/ou de l'Appli WebSite X5 Manager, nous vous conseillons de revenir au programme afin de mettre à jour le Projet et restaurer, le cas échéant, la disponibilité des Produits qui ont été achetés.

▪

Ouvrir la fenêtre E-commerce | Produits et cliquer sur le bouton Mise à jour: les informations sur la disponibilité figurant dans le tableau récapitulatif sont mises à jour selon les commandes reçues (présentes dans la fiche À venir de la section E-commerce du Panneau de Contrôle et de l'Appli WebSite X5 Manager) ou selon les commandes traitées (présentes dans la fiche Exécutées de la section E-commerce du Panneau de Contrôle et de l'Appli WebSite X5 Manager). La modalité de décompte est déterminée par l'option Mettre à jour la quantité disponible uniquement si la commande est exécutée figurant dans la fenêtre E-commerce | Options.

▪	S'il résulte que la quantité disponible d'un Produit est inférieure au seuil minimum défini, sélectionner le Produit et cliquer sur le bouton Modifier....

▪	Dans la fenêtre Paramètres de produit rappelée, ouvrir la section Disponibilité et utiliser le champ Quantité à ajouter/enlever pour restaurer une valeur adéquate.

▪	Apporter toute autre modification nécessaire, puis publier le Projet mis à jour en ligne.

Bonnes pratiques :

-	Comment gérer les Sites à l'aide de l'Appli WebSite X5 Manager

Approfondissements :

-	Le Panneau de Contrôle en ligne et l'Appli WebSite X5 Manager
-	Appli Mobile: définitions et utilisations